展覽策劃程序是依照策劃運作的先后順序和內在規律，將既相對獨立又前后銜接的階段和步驟得以系統地運作。展覽策劃程序來源于決策和創造相結合的科學規律。決策是對未來將要發生的事情進行預測，并采取相應的策略，既面向未來，也為當前決策提供依據;創造就是在決策過程中，面對可能出現的問題創新解決方法，也是針對未來發展的一種創造。
策劃的程序
展覽策劃程序囊括了展覽活動發生之前的謀劃、構思、設計等創造性活動的全部過程，成為項目實際運作的指導，是展覽項目管理決策理智化、效能化、科學化的前提依據和程序保證。策劃程序受決策程序和創造程序的雙重制約與指導。決策程序和創造程序的規律性都是策劃程序的基礎。策劃運作應以決策程序和創造程序為指導，遵循策劃活動自身策劃運作的內在規律，形成科學的策劃程序。策劃的程序有以下步驟，如圖1一2所示。
1.主題定位階段
展覽主題定位，需要對行業進行分析，掌握相關展覽的舉辦情況以及參展商的潛在需求，界定主題選擇的范圍，分析可支配資源的現狀、相關經驗和遠景戰略目標需要等。展覽策劃要從戰略角度出發進行現狀分析并深謀遠慮地尋求最佳主題定位，同時要善于發現焦點、亮點，促進資源投人效益的最大化。
2.目標確立階段
展覽主題確定后，就要對信息進行定性和定量的處理，確立展覽主題要實現的目標，目標既是策劃方案的前提，又是論證的衡量標準，也是項目管理實施控制和效果評估的依據。
策劃確立的目標是對主題面臨的機會和威脅進行分析，并對影響因素和約束條件作出判斷，明晰目標。確立策劃目標還需把握：一是定性表達要簡潔易懂。使人明確領會其含義而不會產生歧義;二是目標要量化，要緊緊圍繞策劃主題和內外環境的限制因素，進行創造性的探索和構思。
3.方案設計階段
策劃目標確立后，就可以設計并制作策劃方案。優秀的策劃方案還通常要經過多種方案的比較才能作初步鑒別。因此，需制定多種可供決策者優選決斷的策劃方案。
策劃是對資源優化的系統方法，一方面是從整體上進行合理規劃，另一方面是細節設計，也就是具體的流程安排。總體規劃是在策劃主題、策劃目標確定的基礎上，對策劃方案的實施在方法上、資源整合上進行輪廓設想，如展覽策劃項目的研究計劃書，其重點是運用創新技法從不同的角度和多種途徑思考醞釀，大膽設想出各種可能的策劃方案。細節設計是以總體設計為基礎進行細部加工，它以項目研究計劃書為大綱，深化研究并進行反復優化。
4.方案論證階段
方案設計完成后，還要對方案設計進行論證和評價。有兩個方面：一是論證和評價策劃方案的總體創新性;二是論證和評價策劃方案的細節實施性。如果方案僅有總體創新性而實施細節不確定，則策劃方案就無法實施。因此要對多個方案進行逐一的鑒定和比較，權衡其利弊，從不同角度上選出幾個最佳方案，確保方案切實可行、經濟高效。
策劃方案的論證和評價，既注重科學性，也強調可行性。科學的論證可完善策劃成果，將策劃付諸實施，甚至原方案上會產生更有價值的新理念。在充分論證的基礎上，制定改進方案，整理研究成果，撰寫策劃研究報告，在決策者對策劃方案作出決策之后擬訂實施計劃。
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